TJPA inaugura novo arquivo
O novo Arquivo Regional de Belém, que será inaugurado nesta sexta-feira, 14, no Km 6 da Rodovia BR-316, concentrará o acervo de documentos de 50 Comarcas, com o total de 2.705.873 processos. Resultado da efetivação da política de gestão documental do Poder Judiciário do Pará, o espaço é o segundo Arquivo Regional de Belém (ARB) a ser instalado. O primeiro foi entregue na Comarca de Santarém e recebe processos de 14 Comarcas da região Oeste do Pará.
O Arquivo Regional de Belém está sediado na Comarca de Ananindeua em um galpão de 5 mil m², na Região Metropolitana de Belém (RMB). A capacidade de acomodação é de 3 mil estantes, capazes de armazenar os mais de 2,7 milhões de processos. O piso é adequado para o suportar o peso das estantes e dos documentos. Além disso, o espaço tem telhas translucidas, que permitem a iluminação natural, e a altura do pé direito facilita a ventilação.
Iniciativa do trabalho em conjunto da Presidência do TJPA, da Secretaria de Administração, do Departamento de Documentação e Informação (DDI), da Secretaria de Engenharia e Arquitetura e da Secretaria Judiciária, o Arquivo Regional representa uma nova etapa na gestão documental. “Conseguimos avançar bastante nessa área, além de ser uma otimização de recursos. Estamos na era do processo eletrônico. Daqui a alguns anos, a tendência é o processo físico reduzir. No entanto, ele pode ter valor histórico e precisa ser tratado e organizado até o seu expurgo, conforme a tabela de temporalidade”, afirmou o secretário de Administração do TJPA, Francisco Campos. O novo arquivo aprimora, ainda, a utilização do espaço físico dos Fóruns e possibilita o controle da documentação produzida e recebida pelo Judiciário paraense. Outra vantagem é a economia para os cofres públicos: com espaço próprio, o TJPA reduzirá em mais R$ 2,2 milhões ao ano as despesas com alugueis e postos de vigilância.
Campos explicou que o Arquivo de Belém é parte do Projeto de Regionalização dos Arquivos, efetivado com anuência da Presidência do TJPA, que tem à frente o desembargador Ricardo Ferreira Nunes. A Comarca de Santarém, que sedia Arquivo Regional de Santarém (ARS) e que congrega 14 Comarcas da região Oeste do Estado, integrou a primeira etapa o projeto. Dos 3,6 milhões de processos guardados no Arquivo Geral do Poder Judiciário do Pará, mais de 1,5 milhão provêm do acervo da Comarca de Belém, conforme dados do DDI.
Com o Projeto de Regionalização dos Arquivos, as Comarcas só ficarão com os arquivos correntes. A documentação será tratada e organizada pela equipe do Arquivo Regional, evitando a deterioração. Além disso, a informação estará disponível no sistema por meio da digitalização, o que permitirá eficiência e agilidade no atendimento e encaminhamento da demanda.
“A grande mudança é a gestão do documento na acomodação, organização e disponibilização. Com todo o trabalho, é possível dimensionar de forma precisa e real o acervo de cada Comarca, os quantitativos de documentos físicos e findos, de maneira organizada e adequada”, disse a diretora do DDI, Pollyanna Pires.
Processos
Publicada em 30 de agosto de 2018, a Portaria nº. 4.386, do Gabinete da Presidência, regulamenta o funcionamento e os procedimentos de remessa, arquivamento e desarquivamento de processos físicos dos Arquivos Regionais do TJPA. No arquivo regional de Belém, que abrigará o quantitativo de 2,7 milhões de processo de 50 Comarcas, cada uma das unidades judiciárias tem um prazo máximo de envio dos documentos. “Além da parte operacional e estrutural, houve a normatização dos procedimentos que devem ser feitos pela equipe da Comarca. Os procedimentos abrangem do tratamento do documento à tramitação no sistema eletrônico, porque vai sair de uma Comarca para outra. É extremamente necessário que a documentação seja controlada em sistema eletrônico, garantindo acesso, desarquivamento e localização do documento”, ressaltou a chefe da Divisão de Arquivo, Leiliane Rabelo.
Uma das inovações, que já ocorre no Arquivo Regional de Santarém, é o desarquivamento eletrônico. “Quando a solicitação de algum processo for feita, seja por Siga-doc ou por e-mail, nós vamos enviar o que foi solicitado digitalizado pelo sistema Libra. Isso já está ocorrendo no arquivo de Santarém”, explicou Leiliane. Atualmente, são realizados, em média, 100 desarquivamentos por dia na Comarca da Belém. De acordo com ela, o arquivo corrente de processo, de uso frequente, permanecerá na Vara, que deverá encaminhar somente os processos transitados em julgado.
Belém
O processo de mudança do novo arquivo se iniciou com a transferência das estantes deslizantes e a montagem de 1 mil estantes de aço adquiridas pelo TJPA. A 1ª fase ocorreu com a transferência da unidade do Arquivo Geral localizada na rua Bernal do Couto, entre os meses de março e abril. Foram transferidos, aproximadamente, 35 mil caixas e 512 estantes deslizantes.
A 2ª fase da mudança ocorreu com a mudança da unidade do Arquivo Geral situada à rua 16 de Novembro entre os meses de abril e junho deste ano. No total, foram transferidos ao novo arquivo 816 estantes deslizantes e 52 mil caixas de documentos. Das 50 Comarcas, o Arquivo Regional já recebeu 1.717.646 processos de Belém e 236.580 documentos de Ananindeua. As Comarcas de Barcarena, Castanhal, Marituba, Paragominas, Santa Izabel do Pará, São Miguel do Pará e Vigia estão encaminhando os processos ao novo espaço.
Parcerias
Cerca de 60 colaboradores atuam no Arquivo Regional de Belém, entre servidores, terceirizados, estagiários, reeducandos do Programa Começar de Novo e socioeducandos da Fundação de Atendimento Socioeducativo do Pará (Fasepa). O secretário de Administração Francisco Campos ressaltou, ainda, a participação dos egressos do programa Começar de Novo, idealizado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), e conduzido no Pará pelo juiz Cláudio Rendeiro, titular da 4ª Vara do Tribunal do Júri de Belém.
Campos destacou o Acordo de Cooperação nº 12/2018 firmado entre o TJPA e o Comando Militar do Norte, no qual militares do Exército Brasileiro, por meio do programa Soldado Cidadão, auxiliam na digitalização de documentos administrativos. Os militares foram capacitados pelo Arquivo Público do Estado do Pará, fruto do Acordo de Cooperação nº. 43/2017. Entre os meses de julho a novembro, foram digitalizados 4.817 documentos pelos militares.
Além disso, o TJPA mantém convênios e parcerias com o Centro de Memória da Amazônia da Universidade Federal do Pará (UFPA), Universidade Federal do Oeste do Pará (Ufopa), campus de Bragança da UFPA, Universidade Federal do Sul e Sudeste do Pará (Unifesspa) e Sociedade Beneficente Cinco de Agosto. Em geral, os acordos de cooperação têm o foco no tratamento, guarda e preservação dos acervos históricos das respectivas áreas.
Comitê
Com o intuito de esclarecer sobre a gestão documental no novo ARB, o Comitê de Gestão Documental e a Comissão de Avaliação Documental do TJPA realizou reunião, no primeiro semestre deste ano, com cerca de 50 diretores de Secretaria das Varas Cíveis e Criminais de Belém. Coordenadora do Comitê e da Comissão, a desembargadora Luzia Nadja Guimarães Nascimento ressaltou, à época, a importância de compartilhar com os diretores que lidam diariamente com os processos o funcionamento do novo espaço.
“Estamos diante de um grande marco do Judiciário do Pará. Digo isso porque estamos convivendo com processos físicos e já estamos implementando em todo o Estado o Processo Judicial Eletrônico (PJe). Então, é o momento de nós escutarmos quem trabalha e quem tem muito a nos dizer do seu dia a dia, como é o caso do diretor de Secretaria. A gestão documental tem um perfil diferenciado, porque não nos interessa perder a nossa memória. Ela deve ser preservada em todos os sentidos. Para essa preservação, precisamos, com certeza, do grande papel do diretor de Secretaria”, observou a magistrada.
A implementação da gestão documental no Estado é uma ação do Plano de Gestão do biênio 2017/2019, que tem como responsáveis o secretário Judiciário, David da Cruz Gomes, e o secretário Judiciário adjunto, David Jacob Bastos.
